Деловой этикет: как правильно общаться с бизнес-партнёрами

Как здороваться

Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым — всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша. Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил. Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.
При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым. Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии. При этом руководствуйтесь здравым смыслом. Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно».

Как пожимать руку

Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане. Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да. Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине. В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый — женщина.
Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой. Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать. Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях — к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.

Как знакомиться

Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.
Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым. Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению — старшему.
Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, — во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»

Какой должна быть визитка

Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров — в азиатских странах это особенно приветствуется. Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона. Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.
Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц — обычай, распространённый в международном деловом общении.

Как завершить встречу

Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам. Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.
Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов. Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих. Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.
Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом. Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад — тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство. На протяжении встречи не стоит смотреть на часы — окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти. Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.

Как провести переговоры

Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части — вопросов, которые следует обсудить. Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации. Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.
Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.
После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах. Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала — принимающей стороны, потом — приглашённой. Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.
Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.
Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.

Приём бизнес-партнёров

Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок. Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) — если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).
Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит. Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя — рядом с ним. Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь. Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.
Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.

Мобильный этикет

Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда. Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука). Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно. Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа — владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка. Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.
Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка — если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок — это невежливо. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле. Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.
Показать полностью...
81.61%
0%
38.71%

Полезные видео

История

Резонанс

Похожие записи (4)

Кеничи Омае. Мышление стратега: Искусство бизнеса по-японски

"Люди, обладающие талантом интуитивно находить суть проблемы, - большая редкость. К счастью для всех остальных это можно делать, следуя определенному методу".
Кеничи Омае

Что внутри
Главная идея этой книги заключается в том, что успешные деловые стратегии являются результатом не строгого анализа, а особого стиля мышления. Она учит использованию стратегии как практического навыка, умению думать и действовать особым образом, избегать ловушек, распознавать и использовать важные тенденции. Эта книга содержит множество наглядных невымышленных примеров из жизни компаний и вдохновляет читателя на достижение новых высот смелой и творческой стратегической мысли.

Для кого эта книга
Эта книга предназначена для тех, кто желает развить умение и привычку мыслить стратегически, развить творческую интуицию и получить долгосрочное конкурентное преимущество.
Показать полностью...
149.65%
100%
265.51%
Ошибки новичка

ЗДРАВСТВУЙТЕ!

Свой бизнес — это прекрасно. Мозг работает, кровь кипит, чувствуешь себя совершенно свободным.

Свой первый бизнес я начал в 19 лет, когда учился в институте. У меня не было ни бизнес-образования, ни опыта, ни команды, ни стартового капитала. Я умел проложить сетевой кабель, настроить роутер, объединить компьютеры в сеть. Этого хватило, чтобы бизнес заработал.

Собственный бизнес — это лучшее, что может быть в жизни. Советую каждому. Это чувство свободы не заменить никакой наемной работой, никакой зарплатой, никакой арендой жилья.

В сегодняшней рассылке я собрал ценные советы и серьезные ошибки, которые начинающие предприниматели совершали на моих глазах. Многие из них совершал и я сам. Если бы мне все это рассказали с самого начала, я бы не наломал дров.

Кому это полезно
Эти советы для тех, кто классно разбирается в своей работе, но почему-то сидит на зарплате. Для тех, у кого нет нескольких миллионов стартового капитала, но есть дело, которое они искренне любят. Если вы серийный предприниматель-капиталист, это не для вас. Не тратьте время.

Итак, в чем же ошибки?

1. Заниматься не тем, что любишь
Как бывает: у семьи продуктовый магазин (аптека, ателье, пекарня), в нем работают папа, мама и иногда — сын.

Папа любит магазин. Знает всех поставщиков в лицо и заставляет их работать четко. Когда приезжает за овощами на рынок, местные сразу достают для него лучший товар. Он — душа этого бизнеса, хозяин в лучшем смысле слова.

Сыну магазин не интересен.

И вот семейный совет. «Сынок, ты же понимаешь, что этот магазин кормит всю семью? В какой-то момент я не смогу им управлять, и он перейдет тебе».

«Окей, пап. Я его продам или найму управляющего»

Далее скандал.

Но по сути парень прав: если руководить бизнесом, то только тем, который любишь, в небезразличной тебе отрасли. Потому что только любовь к своему делу дает силы справляться с трудностями.

В любом деле хватает проблем. Начиная с клиентов и заканчивая отношениями с государством. И когда это накладывается на нелюбимое дело, все валится из рук. И жизнь не мила, и хочется все бросить и пойти работать в уютный банк.

А вот когда ты занимаешься любимым делом, то любая беда — это лишь одна из задач, которую нужно решить. Вспомните основателя «Интегратора» Евгения Волка (из рассылки о привлечении денег). Инвесторы перестали давать ему деньги. Большинство предпринимателей закрыли бы после этого фирму. Нет денег — нет фирмы. Но Волк любит продукт и верит в идею, поэтому он справляется с безденежьем и спасает компанию.

2. Не быть экспертом в своей отрасли
Я знаю множество людей, которые превратили свои увлечения в бизнес.

Две девушки любили шить и серфинг — стали делать модные купальники. Шьют в Азии, продают по всему миру, живут там, где сейчас сезон серфинга.
Парень любил готовить и открыл кафе-бутербродную в вагончике возле делового центра. Сейчас покупает третий вагончик.
Мужчина работал в банке с третьего курса института, но через 7 лет понял, что гораздо больше удовольствия получает от творческой работы с деревом. Начал делать авторскую мебель. Параллельно открыл кухонный цех и дизайн-студию.
Биолог основал компанию, которая делает визуализации молекул и вирусов. Первые несколько лет делали заказы для разных компаний, теперь рисуют молекулы для российской госкорпорации.
Все они добились успеха благодаря тому, что отлично разбирались своем деле. И у них получалось лучше других: качественнее, быстрее, интереснее, с особой историей или посылом.

Есть и обратная ситуация: когда человек открывает бизнес не там, где он все знает, а там, где ему мерещатся большие деньги. Это тоже рабочая модель, но тогда в бизнес сразу нанимают экспертов. Это отличный план, когда есть стартовый капитал. Но достаточно нереалистично, если вы сейчас работаете в фирме за зарплату в 30 000 рублей.

3. Застрять на сборе денег
Несколько раз слышал такое: «Вот, мол, хочу открыть кафе, но нет денег, а в банке не дают. Буду дальше работать в отделе продаж». Это полная чушь.

Во-первых, в банке дают. Под кафе — точно.

Во-вторых, если вы не можете стартовать без большого количества денег, вы делаете что-то не так.

Возьмем то же кафе. Нет денег на аренду и ремонт? Купи вагончик. Нет денег на вагончик? Арендуй угол на кухне и продавай через доставку. Нет денег на рекламу? Доставляй друзьям на работу, чтобы коллеги видели. Нет денег на повара? Готовь сам. Если еда вкусная и люди будут заказывать, то будут деньги и на повара, и на вагончик, и на все.

Стартовый капитал бизнеса — это ведь не только деньги. Это и время, и знания, и люди, с которыми вы начинаете. И чаще всего проблема как раз не в деньгах, а во времени. Человеку кажется, что он не может отлучиться от своей работы даже на две недели, чтобы сделать что-то свое.

Меня поражают люди, которые мечтают о собственном деле, но, мол, нет денег. «А на новую плазму и Айфон у тебя откуда деньги?» — хочется спросить. Такие люди живут мечтой о том, что когда-то у них будет возможность накопить много денег, все бросить и открыть наконец-то бизнес своей мечты. Но такого времени не будет. Будут только новые траты, кредиты и отсутствие свободного времени.

Отсутствие денег — это не повод не открывать бизнес. Это отговорка.

4. Идти ва-банк
Есть еще другая крайность: молодой человек взял в кредит миллион, снял офис, купил золотые часы, поставил кожаные кресла, сделал сайт, нанял секретаршу и ждет. А клиенты не идут, потому что продает он не пойми что и непонятно зачем. И никакие кожаные кресла тут не помогут. И, самое пикантное, денег больше нет.

Предприниматели иногда путают внешние признаки успешного бизнеса с его внутренними причинами. Если снять офис и обложиться дорогими игрушками, ты, может быть, и почувствуешь себя крутым, но твой бизнес это крутым не сделает. В крутом бизнесе крутые продажи, а их можно делать и в халате из дома.

Поэтому прежде, чем тратить деньги на удобство и красоту, убедитесь в том, что ваш основной товар кому-то нужен и будет продаваться. Не делайте сайт за миллион, сделайте одну страницу за 30 000 р. и начните принимать заказы. Не снимайте офис сразу в «Москве-сити», а подождите, пока у вас появится первый клиент, с которым вы в этом офисе должны встретиться.

Когда я начинал бизнес по компьютерным сетям, мои первые вложения были на 10 поездок в метро. Я провел пять встреч с клиентами, трое из них захотели со мной работать. У меня не было ни машины, ни часов, ни даже дорогого компьютера. Я был обычным студентом, который вызвался помочь с компьютерной сетью. Если бы из этих пяти встреч (и еще десятка следующих) никто не захотел со мной работать, я бы не стал этим заниматься.
Есть сферы, в которых сразу нужно производить впечатление. Но даже в них сначала проверяют спрос. Нет ничего плохого в том, чтобы снять дорогой офис и поставить дорогую мебель — но только если вы точно знаете, какие клиенты придут в этот офис и сколько денег принесут.

5. Застрять на бизнес-плане
Есть представление, что любое предприятие начинается с бизнес-плана. Представление верное. Однако бизнес-план не должен стать препятствием перед запуском бизнеса.

В бизнес-плане начинающего предпринимателя должно быть:

Четкое и простое описание продукта.
Понимание проблем, которые продукт решает, и аудитории, для которой он актуален.
Способы привлечения клиентов и описание рынка сбыта.
Базовая экономика предприятия: откуда и как приходят деньги, на что и сколько тратятся, что из этого зависит от продаж, а что не зависит.
Если вы поняли эти четыре вещи, можно начинать. Не тратьте время на уточнение моментов, которые пока что вас не касаются. Запускайтесь как можно скорее.

Почему так? Потому что рынок мгновенно скорректирует ваши планы. Вы увидите, что работает и приносит доход. Поработайте так несколько месяцев и почувствуйте рынок. Получите первую прибыль, и тогда начинайте строить планы.

Когда будете строить начальный план, помните о принципе «Не впритык»: если ваша компания выживает только при стопроцентной загруженности, вы что-то делаете не так. Имейте запас прочности с самого начала. Будьте готовы к тому, что первые месяцы у вас ничего не будут заказывать. Не закупайте товар вперед. Не нанимайте людей, пока не появятся живые деньги от клиентов. Пропишите это в плане. Это нормальные меры предосторожности, которые помогут вам не наломать дров.

6. Остаться на прежнем месте работы
Расхожая фантазия: «Сейчас я запущу свое дело, но буду продолжать работать на старом месте в фоновом режиме».

Если работодатель платит вам за рабочее время, он не позволит занять его параллельной работой, даже над вашим собственным проектом. Когда у вас будут собственные сотрудники, скорее всего, вы поступите так же.

Но главное не это.

Допустим, вы выкроили половину рабочего дня, чтобы заниматься чем-то своим. Но этого мало. Чтобы ваша компания работала, вам нужно все доступное время и силы, и даже больше. Если вы серьезно настроены по отношению к бизнесу, уйти все равно придется.

Как уйти, не сжигая мосты
В уходе с места работы нет ничего страшного, если не вести себя, как трус и предатель.

Честно и открыто скажите своему руководителю, что хотите организовать собственный бизнес. Не скрывайте этого, здесь нет ничего постыдного.

Если новый бизнес связан с тем, чем вы занимаетесь на работе, — предложите работодателю стать вашим первым клиентом. Раньше он содержал вас и платил налоги, а теперь вы будете подрядчиком по договору. Большинство работодателей вас с радостью отпустят.

Другое дело — если вы создаете компанию-конкурента. Это неприятно для работодателя, но не смертельно. Возможно, ваш работодатель попросит не забирать с собой клиентов или команду. Или предложит организовать компанию на своей базе. Это может быть неплохим началом.

Наконец, руководитель может посчитать ваше решение дурью и блажью, попробует отговорить и напугать, посмеется вам в лицо и покажет на дверь. Тем лучше. К вам теперь точно никаких претензий.

7. Застрять на юрлице
Открыть ИП или ООО не так сложно, как кажется. Но даже эти задачи могут вводить в ступор, если вы живете не по месту прописки или боитесь поездки в налоговую.

И хорошо. И не надо. Не оформляйте пока юрлицо. Оформите тогда, когда в этом появится необходимость.

Если вы самостоятельно оказываете услуги, подписывайте с клиентом трудовой договор. Клиент удержит с вас налог.

Если вам нужно принимать платежи или товар на склад, договоритесь с дружественной компанией, у которых есть свободные мощности. Заключите с ними договор как частное лицо, пропустите деньги или товары через них.

В этот момент вы увидите, что из-за отсутствия собственного юрлица вы теряете деньги. Тогда страхи перед налоговой пройдут сами собой.

Не прошли? Зайдите на «Мое дело» и скачайте документы для подачи в налоговую. Это проще, чем кажется.

Не хотите идти в налоговую? Заплатите аудиторской компании, чтобы открыли фирму за вас по доверенности.

Если фирма нужна завтра, купите готовую, в конце концов (но потом сделайте нормальную, а покупную закройте).

Все прелести и особенности собственного юрлица вы познаете по дороге. Юрлицо — это не то, чего нужно бояться в начале пути.
Показать полностью...
136.96%
100%
223.21%
TBEx