Полезные видео

История

Резонанс

Похожие записи (5)

Пишем деловые письма правильно

Одна из сторон жизни предпринимателя — постоянная деловая переписка с партнерами, инвесторами и клиентами. Для некоторых людей этот процесс представляет собой поистине титанический труд, приступать к которому они не торопятся и всячески оттягивают момент начала работы. Но удивит ли вас, если мы заявим, что процесс написания делового письма может существенно облегчиться и ускориться, если вы поймете, как правильно составлять такие тексты и немного потренируетесь для этого. Итак, вот несколько советов по составлению текста и приданию ему привлекательного читаемого вида.

1. Формальности

Первое, на что обращает внимание респондент при открытии письма, — внешний вид и оформление самого документа. Согласитесь, вы сами не станете читать листок с длинным сплошным текстом, поэтому не стоит предлагать это и читателю.

Деловое письмо должно:

- Иметь привлекательный внешний вид, чтобы к нему отнеслись благосклонно и со всей серьезностью (не путайте привлекательность с аляповатостью и игривостью).
- Быть напечатано на фирменном бланке компании или иметь хотя бы логотип предприятия в верхней части страницы.
- Включать в себя необходимую информацию: число, месяц, год и время написания, подпись, контактные данные. Все это прописывается в столбик друг под другом и помещается вверху страницы с выравниванием по левому краю.
- Содержать анонс письма. Нелишним будет проговорить с самого начала, о чем именно пойдет речь вашем послании. Достаточно одной короткой фразы или перечня ключевых слов через запятую.
- Начинаться с приветствие. Краткое приветствие — простой и легкий способ не только начать излагать суть вопроса, но и продемонстрировать уважение к адресату. Откажитесь от слов «привет» и «дорогой». Лучше начала чем «Уважаемый (ая) Иван Иванович» пока еще никто не придумал.
- Заканчиваться подписью с полным именем и должностью отправителя.

2. Собственно текст письма

После соблюдения всех формальностей пришло время выдать главную информацию. Помните, что это деловой документ, а значит, многословность и разговорный стиль общения неприемлемы. Помните, что время — деньги, чем меньше времени потратит ваш адресат на прочтение, тем благосклоннее он отнесется к посланию и быстрее напишет ответ.

Тело письма должно быть коротким и понятным. В конце — обязательные выводы с формулированием четких идей или вопросов. Будьте кратки, точны, выразительны, безэмоциональны. Если вдруг причина написания письма — извинения, то постарайтесь, чтобы они не были формальными и само письмо не выглядело как отписка.

Никогда не пользуйтесь шаблонами для составления писем. Письмо должно отражать вашу личность, быть персональным, адресованным конкретному человеку. Послание с использованием заготовленных фраз отправится в мусорное ведро до того, как будет прочитано.

Следите за тоном изложения. Письмо держит в руках конкретный человек, который не является вашим другом, но при этом ему не хотелось бы быть и совершенно посторонним. Если у вас есть к нему дело, значит, у вас есть нечто общее, а это уже некоторая сопричастность. Проявите участие и заинтересованность, но без фамильярности. Письмо должно быть одновременно деловым и дружелюбным. Без крайностей в ту или иную сторону.

Пересмотрите послание на предмет выражения личного отношения к получателю. Проследите, чтобы в нем не читалось вашего раздражения, личного мнения об умственных и деловых способностях адресата, гнева, отвращения или презрения. Стиль, стиль и еще раз стиль! И никогда не пишите письма в минуту эмоционального напряжения. Дайте себе отдохнуть, успокоиться, абстрагироваться и только потом принимайтесь за работу. Иначе все ваши эмоции невольно отразятся в письме, и совсем не обязательно, что собеседник в момент прочтения будет испытывать то же самое.

Сделайте в конце заключение, где в двух-трех достаточно коротких фразах будут подведены итоги (пожелания, вопросы) вашего послания. Если обсуждается какая-то проблема, то предложите свой вариант ее решения. После прочтения у читателя не должно остаться никаких вопросов по содержанию, но должно быть сформировано четкое понимание сути содержания и личное мнение относительно ключевого вопроса.

3. Вычитка

Потратьте время на вычитку письма. Вы удивитесь, как много в последнее время отправляется писем с ошибками и опечатками. И, наконец, прочитайте свое письмо вслух. Это поможет понять, верно ли вы выбрали тон послания, нет ли где логических нестыковок или несогласованности предложений. Помните, что потерять репутацию гораздо легче, чем ее создать, поэтому никогда не отправляйте невычитанных и неотредактированных писем.
Показать полностью...
72.41%
80%
8.05%
10 простых советов для более эффективной работы: 

1. Общаясь по телефону по делу, всегда записывайте то, что говорит вам собеседник — даты, числа, фамилии, важную информацию. Если дело ответственное — обязательно пришлите конспект разговора тому, с кем вы общались. 

2. Всегда храните все контакты всех, с кем вы работаете. Держите для этого отдельный аккаунт на сервисе или отдельную телефонную книжку. 

3. Для того, чтобы не терять мотивацию и доделывать дела до конца, объявляйте их анонсы. 

4. Обязательно записывайте все идеи, приходящие вам в голову. Того, чего нет на бумаге, просто не существует. 

5. Посещайте все выставки, представления и показы, которые только доступны для вас. Учитесь понимать красоту. Тот, кто видит красоту, может воспроизвести ее. 

6. Сделайте бэкап всех рабочих проектов. Прямо сейчас. 

7. Имеете дело с английским языком? Заведите несколько друзей по переписке — они помогут выверять нужные вам фразы и предложения, а так же всегда помогут с переводом. 

8. Тратьте 15 минут в день на испытание новых для себя сервисов и программных продуктов. 

9. Старайтесь каждые полгода заниматься чем-то новым для себя. Рисование, бег, танцы, плавание, японский язык, коллекционирование марок. Расширяйте свои горизонты. 

10. Для делового разговора заведите корпоративные аккаунты в используемых сервисах и социальных сетях. Не общайтесь с партнерами с личной почты, это выглядит по-профессиональному неэтично.
Показать полностью...
91.94%
60%
73.12%
10 идей самого великого мыслителя в мире бизнеса. 

Один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века Питер Друкер оставил после себя богатое наследие. Вот 10 ключевых установок, которые позволят многим изменить свое представление о бизнесе: 

1. Результаты достигаются благодаря использованию благоприятных возможностей, а не за счет решения проблем. 

Если вы сконцентрируетесь на проблемах, в лучшем случае сохраните существующий статус-кво. Если вы сосредоточите свое внимание на возможностях, вы достигните больших результатов, получите что-то сверх того, что у вас уже есть. Спросите себя: Вы тратите большую часть своего времени на тушение пожаров и прикладываете большую часть усилий на решение проблем — или вы уделяете главное внимания изучению новых возможностей? 

2. Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую делать вообще не нужно. 

Эффективное использование вашего времени — это умение делать правильные вещи, а не вещи правильно. Прежде чем пытаться оптимизировать ваше расписание, посмотрите сначала, что можно из него вычеркнуть совсем. Из того, чем вам приходится заниматься каждый день, что можно исключить вообще, а что — перепоручить другим? Если вы перестанете это делать прямо сейчас, насколько сильно это повлияет на вашу жизнь? 

3. Большая часть того, что мы называем менеджментом, состоит в том, чтобы усложнять людям выполнение их работы 

Каждая система управления, которую вы создаете, должны облегчать работу вашим сотрудникам, а не усложнять ее. Если вы продолжаете настаивать на том, чтобы ваши сотрудники решали вопросы вашими методами, может быть, вы выбрали неверный путь. Спросите себя: Какие порядки ведения дел, на которых вы настаиваете, редко выполняются сотрудниками? Возможно, есть смысл их пересмотреть, даже если они кажутся вам необходимыми? 

4. Цель маркетинга — узнать и понять клиента настолько, чтобы товар или услуга точно соответствовали его требованиям и продавали себя сами. 

Согласно общепринятому мнению, маркетинг существует для того, чтобы рассказать людям о наших продуктах и​ услугах. Друкер напоминает нам о том, что маркетинг, на самом деле, это процесс получения знаний о своих клиентах — каковы их страхи, разочарования, стремления — с тем, чтобы ваш продукт или услуга соответствовали их потребностям настолько, чтобы они захотели их купить без ваших просьб и убеждений. Будьте честны: Изучаете ли вы потребность своих потенциальных клиентов, прежде чем создавать продукт — или вы сначала создаете продукт, а потом надеетесь, что люди будут его покупать? 

5. Необходимо постоянно совершенствовать, наращивать, проверять в действии свои знания и компетенции, иначе они уйдут. 

Если вы постоянно не совершенствуете свои навыки и не пользуетесь своими знаниями в определенной области, вы их теряете. Если вы думаете, что можно получить представление о маркетинге в бизнес-школе, а затем никогда не обращаться к этим знаниям, то пользы в таком обучении нет. В каких областях вы перестали совершенствовать свои знания? Что вы можете сделать сегодня, чтобы их восстановить? 

6. Результаты зависят от маркетинга и новых технологий, все остальное — издержки. 

Инновации рождают продукты и решения, а маркетинг продает их. Помимо этих двух составляющих, все остальное в вашем бизнесе — это издержки — а значит, вы не должны тратить на них массу времени; сократите временные затраты, насколько это возможно. Если нет, вы и дальше будете инвестировать в то, что не принесет большой отдачи. Какие бизнес-подразделения, которым вы уделяете много внимания, не являются приоритетными? Можете ли вы отодвинуть их на задний план? 

7. Предпринимательство может оказаться рискованным потому, что многие так называемые предприниматели не обладают достаточной компетентностью. 

Так много людей просто хотят «начать свой бизнес» — они берут кредит, открывают пекарню, а через год становятся банкротами. Тогда они приписывают свой крах невезению или плохой экономике. А что вы об этом думаете? Что, если бы вы потратили больше времени на заточку топора, прежде чем попытаться срубить дерево? Что, если бы вы провели месяц, залпом читая "Lean Startup" Эрика Риса и "Pour Your Heart Into It" Говарда Шульца? Вы можете избежать часть рисков (не все) с помощью одного средства: чтения. Как вы думаете, вы уделяете чтению должное количество времени? Марк Кьюбан говорит, что он проводит за книгой три часа в день — а вы? 

8. Если руководитель позволяет событию определять, что ему делать, над чем работать и к чему следует отнестись серьезно, то все его усилия в конечном счете растратятся по мелочам. 

Успешные люди не просто появляются на работе, отвечают на телефоны звонки и тушат пожары. Они каждый день сосретоточены на плане сражений за потребителя. Они не позволяют сотрудникам свободно приходить к ним в кабинет и перекладывать на них свои проблемы. Успешный день начинается с принятия стратегически важного решения, что вы собираетесь играть в наступлении, а не в обороне. Вы контролируете свой график работ? Или вы проводите свое рабочее время за решением чужих проблем? 

9. Три самых харизматичных лидера XX века причинили больше страданий человечеству, чем какое-либо другое трио в истории: Гитлер, Сталин и Мао. Дело не в харизме лидера. Важна его миссия. 

Не существует «лучшего вида» лидера. Есть общительные лидеры, такие как Ричард Брэнсон, или сдержанные, как Тони Шей. Оба привели свои компании к невообразимому успеху. Что делает человека лидером? Совсем не то, с каким энтузиазмом он выступает с трибуны. Человека делает лидером его видение, идея, мечта — и насколько он способен заразить своей целью других людей, чтобы вместе добиться успеха. Какова ваша миссия? Придается ли вы ей столько внимания, сколько она заслуживает? 

10. Чтобы от уровня некомпетентности подняться до удовлетворительного уровня, нужно потратить намного больше сил и труда, чем на скачок от первоклассного выполнения работы до безукоризненного. 

Легче идти от хорошего к великому, чем от плохого к хорошему. Так что сосредоточьтесь на развитии своих талантов в том, в чем вы преуспели, вместо того, чтобы стремиться быть «всесторонне» развитой личностью. Легко заменить человека, который может всего понемножку. Однако тот, кто считается лучшим в своем деле, остается незаменимым. В каких областях вы уже неплохо преуспели? Что вы можете предпринять, чтобы сделать эти вещи вашим талантом?
Показать полностью...
74.42%
60%
14.73%
Лучшие мотивирующие фильмы, которые каждый должен посмотреть в своей жизни:

«Человек, который изменил все» (Moneyball 2011г.)
«Побег из Шоушенка» (The Shawshank Redemption 1994г.)
«Социальная сеть» (The Social Network 2010г.)
«Всегда говори «Да» (Yes Man 2008г.)
«В погоне за счастьем» (The Pursuit of Happyness 2006г.)
«Джерри Магуайер» (Jerry Maguire 1996г.)
«Никогда не сдавайся» (Never Back Down 2008г.)
«Триумф: История Рона Кларка» (The Triumph 2006г.)
«Пираты Силиконовой Долины» (Pirates of Silicon Valley 1999г.)
«Клик: С пультом по жизни» (Click 2006г.)
«Деньги на двоих» (Two for the Money 2005г.)
«Король говорит!» (The King’s Speech 2010г.)
«Пока не сыграл в ящик» (The Bucket List 2007.)
«Джули и Джулия: Готовим счастье по рецепту» (Julie & Julia 2009г.)
«Разбогатей или сдохни» (Get Rich or Die Tryin 2005г.)
«Бойлерная» (Boiler Room 2000г.)
«Уолл Стрит: Деньги не спят» (Wall Street: Money Never Sleeps 2010г.)
«10 шагов к успеху» (10 Items or Less 2006г.)
«Фирма» (The Firm 1993г.)
«Коктейль» (Cocktail 1988г.)
«Заплати другому» (Pay It Forward 2000г.)
«Секрет моего успеха» (The Secret of My Success 1987г.)
« Коко Шанель» (Coco avant Chanel 2009г.)
«Хороший год» (A Good Year 2006г.)

Какой фильм вы бы еще добавили к этому списку?
Показать полностью...
106.36%
30%
121.21%
TBEx